Projekte

Schnittstellenprojekt

Ausgangslage

Das Projekt ist ein Ergebnis aus dem Handlungsfeld «Universitäre Strukturen überdenken» und vereint die Empfehlungen 1.2 «Komplex administrative Aufgaben - Partnermodell», 1.3.1 «Bündelung einfacher administrativer Aufgaben - Fokus Dept/Fak.» und 2.1 «Gliederungseinheiten innerhalb Fakultät».

Zusammenfassend lassen sich folgende zentrale Beweggründe für das Projekt identifizieren:

  • Die Administration der Universität Bern ist über die Jahre organisch gewachsen und hat nun eine kritische Grösse erreicht- es ist Zeit für eine Weiterentwicklung.
  • Die Digitalisierung hat zahlreiche neue Tools und Instrumente hervorgebracht, wodurch die Geschwindigkeit und Komplexität zunimmt.
  • Um Raum für Neues zu schaffen, ist es sinnvoll, sich dankend und bewusst vom Alten zu verabschieden.
  • Eine umfassende und präzise Analyse ist notwendig, um eine möglichst vollständige Übersicht über bestehende Prozesse zu gewinnen.

     

Ziele

Im Handlungsfeld "Universitäre Strukturen überdenken" wurde das Ziel definiert, zukunftsorientierte Strukturen zu schaffen, die den Anforderungen von Forschung und Lehre gerecht werden. Dabei stehen die folgenden Aspekte im Fokus:

  • Weiterentwicklung und Verfeinerung der administrativen Finanz- und Personal-Arbeitsprozesse mit einem klaren Ziel Entlastung in den Fakultäten zu schaffen sowie einer Bündelung der administrativen Aktivitäten dort wo sie am sinnvollsten sind
  • Schaffung von transparenten Zuständigkeiten und klaren Verantwortlichkeiten

Prozess

Der Prozess besteht im Wesentlichen aus fünf Schritten:

  • Gemeinsames Verständnis schaffen indem aufgezeigt wird, warum sich die Universität Bern mit der Neugestaltung der administrativen Arbeitsprozesse auseinandersetzt. Es gilt eine gemeinsame Sprache zu entwickeln, zu erkennen, wie die Zusammenarbeit gestärkt werden kann und welche Synergien möglich sind.
  • Durch die gemeinsame Analyse wird jeweils die Ist-Situation der administrativen Arbeitsprozesse zusammengetragen. Diese bildet die Basis für die Erstellung eines Funktionendiagramm, welches die einzelnen Arbeitsschritte definiert und mit den jeweiligen Funktionen (Entscheidung, Durchführung, Information usw.) erweitert. Somit entstehen neue Arbeits-Modelle für die Administration (Design), welche die Schnittstellen von den Fakultäten hin zum Zentralbereich und wieder zurück definieren.
  • Parallel dazu machen sich die Fakultäten strukturelle Überlegungen zum Thema Departemente (Design).
  • Die Ergebnisse der Analyse und neuen Departementsstrukturen werden konsolidiert und Modelle für die Zusammenarbeit ausgearbeitet.
  • Die erarbeiteten Modelle sollen anschliessend “zum Leben erweckt” werden. Dies gelingt durch die Umsetzung, welche gemeinsam Schritt für Schritt erfolgt.

Schritte im Projekt

Schritt 1: Gemeinsames Verständnis für das Projekt schaffen

Ziele
  • Gemeinsames Verständnis über das Projekt mit Fakultäten und Zentralbereich schaffen
  • Betroffene Einheiten über das Projekt und das Vorgehen informieren
  • Klarheit über die Notwendigkeit der Weiterentwicklung der administrativen Unterstützungsprozesse schaffen.
Angestrebtes Ergebnis
  • Gemeinsame Definition der Zusammenarbeit
  • Dokumentierte Grundlagen zum Veränderungsbedarf und den Zielen.
  • Gemeinsames Verständnis aller Beteiligten für das Vorgehen und die angestrebte Veränderung.
Projektbeteiligte
  • Projektleitung, Unileitung, Dekan:innen und Dekanatsleitungen, Abteilungsleitende im Zentralbereich

 

Schritt 2: Bestehende Prozesse verstehen und in die Zukunft blicken

Ziele
  • Die Ist-Situation der administrativen Unterstützungsprozesse erheben und verstehen.
  • Den Soll-Zustand beschreiben, der die Schnittstellen für die Schlüsselprozesse im Bereich Finanzen und Personal definiert und weiterentwickelt
Angestrebtes Ergebnis
  • Dokumentierte Analyse der aktuellen Prozesse.
  • Funktionendiagramm zur Definition von Arbeitsschritten und Verantwortlichkeiten in diesen Schlüsselprozessen
Projektbeteiligte
  • Projektleitung, dezentrale und zentrale Verwaltungseinheiten, die in den Unterstützungsprozessen tätig sind

 

Schritt 3: Departementsstrukturen bilden (durch die Fakultäten selber)

Ziele
  • Strukturelle und inhaltliche Überlegungen zur Bildung von Departements anstellen.
Angestrebtes Ergebnis
  • Departementsstrukturen in allen Fakultäten
Projektbeteiligte
  • Fakultäten, Unileitung, (Projektleitung nach Bedarf)

 

Schritt 4: Konsoliderung der administrativen und inhaltlichen Überlegungen

Ziele
  • Zusammenführung der Ergebnisse aus der Analyse der administrativen Arbeitsprozesse und der Departementsbildung.
  • Entwicklung eines Modells für die künftige Zusammenarbeit.
Angestrebtes Ergebnis
  • Konsolidierte Modelle (inkl. Prozesse) für die administrativen Abläufe und die Schnittstellen  zwischen den Departementsstrukturen und dem zentralen Verwaltungseinheiten
  • Finalisiertes Konzept für die Umsetzung
Projektbeteiligte
  • Projektleitung, Unileitung, Dekan:innen und Dekanatsleitungen, Abteilungsleitende im Zentralbereich,  Mitarbeitende in administrativen Bereichen (Zentralbereich und Fakultäten)

 

Schritt 5: Neue Strukturen zum Leben erwecken

Ziele
  • Schrittweise Umsetzung der entwickelten Strukturen und Prozesse.
  • Sicherstellung der nachhaltigen Verankerung der Veränderungen.
Angestrebtes Ergebnis
  • Erfolgreich umgesetzte und etablierte neue Arbeitsmodelle.
  • Etablierte administrative Abläufe mit klaren Schnittstellen.
  • Reviewprozess für die Überprüfung der neuen Strukturen/Prozesse
Projektbeteiligte
  • Projektleitung, dezentrale und zentrale Verwaltungseinheiten, die in den Unterstützungsprozessen tätig sind, Führungskräfte, Mitarbeitende im administrativen Bereichen (Zentralbereich und Fakultäten)

 

Projektverantwortliche

Das Schnittstellenprojekt - Virginia Richter als Sponsorin