büroUNIversum: Wandel in der Arbeitswelt

Markus Brönnimann, Verwaltungsdirektor Universität Bern

Die Universität Bern will ihre Arbeitsplätze an allen Standorten fit für die Zukunft zu machen. Im Handlungsfeld «Neue Arbeitswelten» des Projekts FitforFuture wurden 2022 die konkreten Ziele festgelegt. Unter Berücksichtigung der Rahmenvorgaben des Kantons Bern geht es dabei insbesondere darum, den vorhandenen Raum effizient und nachhaltig zu nutzen, um für zukünftige Anforderungen gewappnet zu sein. Was in anderen Institutionen bereits Alltag ist, wird nun auch in Bern realisiert: eine agile und flexible Arbeitswelt, die gleichzeitig die Attraktivität der Universität Bern als moderne und zukunftsorientierte Arbeitgeberin unterstreicht.

Das, was in den kommenden Jahren umgesetzt wird, ist an sich nichts Neues, sondern eine vernünftige Anpassung an bestehende Gegebenheiten. Es handelt sich um die sinnvolle Nutzung des vorhandenen Raums und die Modernisierung der Infrastruktur, um aktuellen und zukünftigen  Erwartungen gerecht zu werden. Künftig werden alle Organisationseinheiten und Institute in den rund 120 Gebäuden der Universität Bern nach den Prinzipien des Personality Based Work-Modells ausgerichtet. Mit den neuen Konzepten soll es möglich werden, Personalfluktuationen flexibel aufzufangen, während den Mitarbeitenden weiterhin eine qualitativ hochwertige Arbeitsumgebung geboten wird. Um dieses Ziel zu erreichen, bedarf es einer umfassenden Anpassung der Infrastruktur auf mehreren Ebenen. Durch die Einführung neuer Raumkonzepte gewinnen wir nicht nur an Effizienz, sondern auch an Flexibilität – insbesondere in Zeiten sich wandelnder Anforderungen innerhalb der Organisationseinheiten. Dabei bleibt die Fläche konstant, während ihre Nutzung optimiert wird.

büroUNIversum – ein Zusammenspiel verschiedener Faktoren

Für die Umsetzung der neuen Arbeitswelt wurde ein Projektteam der Abteilung Bau und Raum beauftragt. Unter dem Projektnamen büroUNIversum werden individuelle Konzepte für alle Organisationseinheiten entwickelt und umgesetzt. Dabei folgt die räumliche Gestaltung den spezifischen Aufgaben und Funktionen einer Organisationseinheit sowie dem Arbeitsverhalten der Mitarbeitenden.

Vier zentrale Faktoren werden dabei systematisch erhoben und analysiert:

• Arbeitsprozesse: Hierzu zählen die individuellen Funktionen, Tätigkeiten und Bedürfnisse der Mitarbeitenden, die Art und Weise der Zusammenarbeit innerhalb von Teams sowie die entsprechenden Rahmenbedingungen. Auch Instrumente, Kollaborationen und Arbeitsabläufe werden betrachtet.
• Infrastruktur: Dieser Faktor umfasst die Orte der Arbeitsleistung, wie Büros, Homeoffice oder mobiles Arbeiten. Es werden die Bedarfe und Bedürfnisse erhoben, die den individuellen Arbeitssituationen entsprechen. Dazu gehört auch die Inventur vorhandener Räume und Möbel.
• IT: Die technische Infrastruktur spielt eine entscheidende Rolle und umfasst alle Systeme, die zur Ausführung der Arbeit und zur Unterstützung von Arbeitsprozessen erforderlich sind.
• Arbeitsrechtliche Aspekte: Diese Kriterien beeinflussen die Gestaltung der genannten Faktoren. Beispielsweise darf der Anteil von Homeoffice innerhalb des Anstellungsgrads maximal 50 % betragen. 

Das Pilotprojekt büroUNIversum hat eindrücklich gezeigt, dass erst die Abstimmung dieser vier Aspekte ein schlüssiges Konzept ermöglicht. Von Anfang an ist es daher essenziell, die richtigen Schlüsselpersonen einzubinden und aktiv in den Prozess einzubeziehen. Eine zentrale Herausforderung liegt darin, ein Bewusstsein für die eigene Arbeitsweise zu entwickeln. Mitarbeitende, die es gewohnt sind, remote zu arbeiten, werden sich möglicherweise leichter in die neue Arbeitswelt einfügen. Andere hingegen tun sich schwerer. Es gibt jedoch weiterhin Funktionen, bei denen ein fixer Arbeitsplatz unverzichtbar ist.

Das Konzept büroUNIversum wird umgesetzt, weil es eine Notwendigkeit ist, die Arbeitswelten zu verändern und an bereits etablierte Modelle anzupassen. Angesichts hoher Zeiten, in denen Mitarbeitende ihren Arbeitsplatz nicht nutzen, ist das alte Modell weder zeitgemäss noch effizient. Auch ich werde mich anpassen müssen und gebe offen zu, dass mir diese Veränderung nicht leicht fällt. Dennoch sollten wir uns gemeinsam auf die Zukunft ausrichten. Es geht nicht darum, ob wir diese Veränderung wollen, sondern darum, wie schnell wir sie gemeinsam umsetzen.

Die neue Arbeitswelt wird einen positiven Einfluss auf die Attraktivität als Arbeitgeberin haben. Denn immer mehr Menschen sind es gewohnt, in kollaborativen und flexiblen Räumen zu arbeiten. Unser Fokus muss auf der Gestaltung einer zukunftsfähigen Arbeitsumgebung liegen, die sowohl den individuellen Bedürfnissen als auch den Anforderungen einer modernen Universität gerecht wird.

Selbstreflexion und Fakten – eine wichtige Grundlage für die neue Arbeitswelt

Wenn ich meine persönliche Arbeitssituation genauer betrachte, stelle ich fest, dass ich maximal einen halben Tag pro Woche an meinem Bürotisch sitze. Die meiste Zeit verbringe ich in Sitzungen, in unterschiedlichsten Zusammensetzungen und Gruppengrößen. Deshalb ist es nur vernünftig, dass ich kein Einzelbüro mehr habe. Um meinen Auftrag auch ohne Einzelbüro erfolgreich erfüllen zu können, brauche ich eine hochwertige IT- und Rauminfrastruktur. Ich benötige ein Raumangebot, das ich je nach Bedarf gezielt buchen und nutzen kann, sowie Tools und Hilfsmittel, die es mir erlauben, Ergebnisse effizient zu dokumentieren und am richtigen Ort abzulegen.

Für die wenigen Stunden pro Woche, in denen ich tatsächlich einen Arbeitsplatz benötige, setze ich mich gerne irgendwo im Perimeter meiner Abteilung dazu. Wir müssen uns alle von der Vorstellung eines festen, persönlichen Arbeitsplatzes lösen. Das gilt insbesondere, wenn Teilzeit gearbeitet wird und ein Grossteil der Arbeitszeit remote stattfindet. Es ist schlichtweg nicht sinnvoll, einen Arbeitsplatz zu beanspruchen, wenn effektiv nur ein Tag pro Woche daran gearbeitet wird.

Der Weg zur neuen Arbeitswelt: Veränderungen als Chance begreifen

Der Entscheid der Universitätsleitung für die Einführung der neuen Arbeitswelt markiert eine tiefgreifende Veränderung in der Führung, in der individuellen Arbeitsorganisation und im persönlichen Arbeitsverhalten. Doch wie können die Mitarbeitenden optimal darauf vorbereitet werden, diese Neuerungen zu akzeptieren und erfolgreich umzusetzen? Ich kann diese Bedenken gut nachvollziehen. Die Vorstellung, jeden Abend den Arbeitsplatz komplett aufzuräumen, stellt auch für mich eine Herausforderung dar.

Die Vorbereitung auf das Konzept büroUNIversum beginnt mit einer eingehenden Reflexion. Es ist essenziell, genau zu analysieren, was eine Organisationseinheit tut, wie sie funktioniert und wie die Mitarbeitenden darin agieren. Eine Organisationseinheit, die vorwiegend administrative Aufgaben erledigt, hat beispielsweise ganz andere Bedürfnisse als ein kreatives Projektteam, das auf intensiven Austausch angewiesen ist. Nur mit diesem Wissen und den daraus gewonnenen Erkenntnissen lassen sich Konzepte entwickeln, die die Arbeit und die Prozesse innerhalb der Organisation optimal unterstützen. Dieser Prozess erfordert von allen Beteiligten ein gewisses Commitment, sich ernsthaft mit diesen Fragen auseinanderzusetzen und sich aktiv auf die Veränderungen vorzubereiten.

Die neue Arbeitswelt kommt auf jeden Fall – sie bietet uns auch die Chance, unsere Arbeitsweisen zu hinterfragen, zu verbessern und flexibler zu gestalten. Indem wir uns diesen Herausforderungen stellen, können wir die Zukunft aktiv und konstruktiv mitgestalten.

Den Weg gemeinsam gehen  

Menschen ist es wohl mit ihren Gewohnheiten. Sie schätzen Strukturen und gleichbleibende Abläufe. Doch die neue Arbeitswelt fordert uns heraus, uns immer wieder neu zu orientieren und den Arbeitsalltag individuell den Tätigkeiten entsprechend zu gestalten. Für manche bedeutet dies eine Überforderung, andere empfinden es als lästig und wiederum andere schätzen die Abwechslung. Ich verstehe, dass bei solch tiefgreifenden Veränderungen eine grosse persönliche Betroffenheit entstehen kann. Doch trotz aller Emotionalität dürfen wir das grosse Ganze nicht aus den Augen verlieren. Es ist wichtig, einen entspannten Umgang mit dem Thema zu finden. Ich bin überzeugt, dass es immer einen Weg gibt. Ich wünsche mir, dass wir alle mit offenem Geist und mit konstruktiver Kritik an diese Themen herangehen.

Der Weg zur Veränderung ist ein Prozess, der Zeit braucht und gelegentlich anspruchsvoll ist. Die Mitarbeitenden müssen die Bereitschaft zeigen, sich auf diesen Prozess einzulassen, sich führen, beraten und unterstützen zu lassen. Fachleute müssen ihrerseits genau hinhören, die Bedürfnisse und Arbeitsrealität der Mitarbeitenden erfassen und die bestmöglichen Lösungen ausarbeiten. Gemeinsam Wege finden, Geduld haben und offen sein – das ist der Schlüssel zum Erfolg. Unser erklärtes Ziel ist es, die Arbeitsumgebungen an die jeweiligen Aufgaben anzupassen. Wer viel unterwegs ist, häufig remote arbeitet und selten länger als ein paar Stunden einen Arbeitsplatz nutzt, braucht kein eigenes Büro. Wer hingegen in einer Funktion arbeitet, die regelmässige Präsenz erfordert, hat andere Bedürfnisse.

Der Ausgangspunkt für alle Überlegungen sollte die Art und Weise der Arbeit sowie das angestrebte Ergebnis sein. »Ich will mein eigenes Büro« reicht nicht mehr als Argument. Auch Teams sind gefordert, kreativ zu werden und situative Lösungen zu entwickeln. Es hilft, Emotionen etwas zurückzustellen und die Situation mit einem nüchternen und unaufgeregten Blick zu betrachten. Vielleicht wird es am Ende sogar besser, als man denkt.